Teori Formal dapat diibaratkan sebagai sebuah “kendaraan” untuk mencapai tujuan secara bersama. Menurut para penulis Teori Organisasi klasik, Organisasi formal adalah sistem kegiatan yang terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan dibawah kekuasaan dan kepemimpinan. Organisasi formal ini merupakan Organisasi yang dengan sengaja di rencanakan dan strukturnya secara tegas disusun.
Setelah itu dibicarakan dimensi-dimensi dasar struktur. Dan konsep-konsep klasik untuk desain Organisasi, menyangkut pembagian fungsi-fungsi yang melekat pada struktur, seperti Sentralisasi, Desentralisasi, Hubungan Lini dan Staf, Departementasi, rentang Kendali “Flat-Tall”. Dan wewenang kekuasaan dan tanggung jawab.bagian dari bab ini akan menguraikan berbagai desain Struktural Modern.
Desain Struktural Organisasi Formal
Struktur Organisasi formal disusun adalah untuk membantu pencapaian tujuan organisasi dengan lebih efektif. Organisasi formal harus memiliki Tujuan atau sasaran supaya tahu bagaimana menjakankan organisasi luntuk mencapainy. Tanpa tujuan Organisasi tidak mungkin membuat perencanaan, dan bila organisasi tidak memiliki peerencanaan maka tak akan ada ketentuan tentang jalannya Organisasi. Tujuan Organisasi ini akan menentukan Struktur Organisasi antar tugas, batas wewenang dan tanggung jawab untuk menjalankan masing-masing tugas tersebut.
Struktur organisasi formal mempunyai dua muka : Pertama, model struktur,`dimana kita dapat mempergunakan prinsip-prinsip Teori Organisasi, dan kedua, dimensi-dimensi dasar struktur yang akan menentukan kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungaan yang harus dilakukan dan singkat spesialisasi yang dapat diberikan. Variabel-variabel kunci yang menentukan desain struktural organisasi, yaitu Strategi Organisasi, Lingkungan yang Melingkupinya, Teknilogi yang Digunakan, dan Orang-orang yang terlibat dalam Organisasi.
Strategi dan Struktur
Hubungan erat antara strategi dan struktur organisasional pertama kali dijelaskan oleh Chandler dalam studinya pada beberapa perusahaan besar amerika. Setelah menganalisa sejarah perkembangan perusahaan-perusahaan seperti General Motors, Du Pont, Standart Oil, dan Sears, Roebuck, Chandler menyimpulkan perubahan-perubahan strategi mengakibatkan perubahan-perubahan internasional. Dia menyatakan bahwa “Struktur Mengikuti Strategi”.
Setiap perusahaan yang diteliti Chandler pada mulanya mempunyai struktur yang disentralisasikan, dimana tipe struktur ini cocok untuk lini produk yang tebatas. Memasuki pasar-pasar produk baru, terutama memerlukan unit-unit organsasi yang lebih independen agar dapat memberikan tenggapan cepat terhadap perubahan pasar, sebagian pengorganisasian yang disentralisasikan masih dipertahankan, tetapi pada umumnya, perusahaan-perusahaan harus merubah strukturnya menjadi struktur yang disentralisasikan, dengan beberapa divisi yang hampir otonom agar kelangsungan hidup perusahaan dapat dipertahankan. Hubungan antara strategi struktur dan lingkungan dapat dipandang dari dua Perspektif utama. Dalam pandangan pertama, Organisasi adalah reaktif terhadap lingkungannya : proses perumusan strategi harus memperhatikan lingkungan dimana organisasi beroperasi pada saat sekarang dan akan beroprasi diwaktu yang akan datang. Dalam pandangan kedua, organisasi adalah proaktif karena perumusan strategi mencakup pemilihan lingkungan dimana organisasi akan beroperasi dalam jangka waktu yang lebih panjang. Strategi Organisasi dipengaruhi oleh berbagai kesempatan dan ancaman dalam lingkungan eksternalnya; berbagai tujuan, nilai dan kepercayaan para anggota, dan berbagai kekuatan dan kelemahannya. Strategi ini pada giliranya akan mempengaruhi Struktur Organisasi dengan penjelasan sebagai berikut :
1. Strategi menentukan kegiatan-kegiatan organisasional, yang merupakan basis pokok bagi desain organisasi. Sebagai contoh, kegiatan-kegiatan dengan kreatifitas dan kebutuhan teknis sangat tinggi mungkin memerlukan desain organisasi tipe matriks.
2. Srtrategi mempengaruhi pemilihan teknologi dan orang-orang yang tepat untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut dan hal ini selanjutnya mempengaruhi struktur yang sesuai.
3. Strategi menentukan lingkungan spesifik dimana organisasi akan berpotensi , ini juga mempengaruhi struktur.
Lingkungan Ekstenal dan Struktur.
Dalam pembahasan pengaruh lingkungan pada desain organisasi secara terperinci kita perlu membedakan tiga tipe lingkungan sebagai berikut :
1. Lingkungan Stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakan atau tiba-tiba. Beberapa ciri Lingkungan ini atara lain, perubahan-perubahan produk sering tidak terjadi., modifikasi-modifikasi dapat direncanakan dengan baik, permintaan pasar tidak begitu berfluktuasi, perubahan hukum yang mempengaruhi organisasi atau produk tidak sering terjadi, dan perkembangan teknologi baru dapat diramalkan.
2. Lingkungan Berubah (Changing Environment), yaitu Lingkungan dimana inovasi mungkin terjadi dalam setiap atau semua bidang yang telah disebut diatas-produk, pasar, hukum. Atau teknologi. Contoh beberapa Organisasi yang beroperasi dalam Lingkungan berubah antara lain Industri Jasa, Konstruksi dan Peralatan Rumah Tangga.
3. Lingkungan Begejolak (Turbulent environtment), bila para pesaing melempar produk baru dan tek terduga kepasaran., hukum sering terganti, kemajuan teknologi merubah secara drastik desain produk dan metode-metode produksi, organisasi ada dalam Lingkungan Bergejolak. Sebagai contoh, perusahaan komputer sekarang ini harus behadapan dengan perubahan tingkat teknologi dan pasar yang sangat cepat dan terus-menerus.
Setelah melakukan studi terhadap berbagai macam perusahaan, Burns dan Shalter mengemukakan bahwa Sistem Mekanistik adalah paling sesuai untuk Lingkungan Stabil, sedangkan Sistem Organik paling sesuai untuk Lingkungan Bergejolak. Organisasi dalam lingkungan berubah mungkindapat menggunakan kombinasi dua sistem tersebut.
Sistem Mekanistik, berarti bahwa kegiatan-kegiatan organisasi diperinci menjadi tugas-tugas yang terpisah dan terspesialisasi. Kekuasaan dalam organisasi mengikuti rantai perintah Birokratik Klasik yang telah Dibahas dimuka.
Dalam Sistem Organik, individu-individu lebih cenderung bekerja dalam suatu kelompok daripada bekerja sendiri. Para anggota berkomunikasi dengan semua tingkatan organisasi untuk mendapatkan informasi dan saran.
Penemu Burns dan Stalker ini didukung dan diperluas oleh Paul R Lewrence dan Jay W. Lorsch. Mereka menggunakan derajat perbedaan dan integrasi untuk menganalisa hubungan organisasi dan lingkungan eksternal. Istilah perbedaan (differentiation) berarti derajat variasi sistem nilai Organisasional para manajer Departemen dalam suatu kesatuan yang terpadu.
Lawrence dan Lorsch menyimpulkan bahwa perusahaan-perusahaan yang beroprasi dalam suatu lingkungan tidak stabil adalah paling tinggi ”dibedakan”, sedangkan yang beroperasi dalam lingkungan stabil paling sedikit ”dibedakan”. Disamping itu organisasi-organisasi berprestasi tinggi dalam kedua tipe lingkungan mempunyai derajat integrasi lebih tinggi daripada organisasi-organisasi berprestasi rendah.
Teknologi dan Struktur
Menurut Doodward atas dasar hasil studinya,ada sejumlah hubungan antara proses teknologi dan struktur organisasi yang dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Semakin kompleks teknologi semakin besar jumlah teknologi dan tingkatan manajemen. Dengan kata lain teknologi yang kompleks menyebabkan struktur organisasi berbentuk ”Tall” dan memerlukan derajat supervisi dan koordinasi yang lebih besar.
2. Rentang Manajemen para Manajer lini Pertama Meningkat dari Produksi unit ke massa dan kemudian turun dari produksi massa ke proses. Para karyawan tingkat bawah dalam perusahaan perusahaan produksi unit dan proses cenderung melakukan pekerjaan yang memerlukan keterampilan tinggi.
3. Semakin tinggi kompleksitas teknologi perusahaan, semakin besar staf administratif dan klerikal. Semakin besar para jumlah manajer dalam perusahaan yang komplesk secara teknologis memerlukan jasa pendukung.
Arti penemuan ini adalah bahwa untuk setiap tipe teknologi ada aspek-aspek struktur Organisasional spesifik yang berkaitan dengan pelaksanaan kerja yang lebih berhasil.
Organisasi dan struktur
Sikap, pengalaman dan peranan para anggota organisasi juga berhubungan dengan struktur Organisasi.
Tentu saja, para manajer adalah juga karyawan, tetapi mereka mempunyai pengaruh-pengaruh khusus/unik pada struktur organisasi, sehingga kita perlu membicarakannya secara terpisah.
Manajemen dan Struktur. Seperti telah disebutkan dimuka, nilai-nilai manajerial merupakan faktor penting dalam penentuan strategi Organisasi. Para manajer organisasi terutama para manajer Puncak (direktur) mempengaruhi pemilihan strategi secara langsung melalui preferensi mereka. Selanjutnya, pemilihan strategi ini akan mempengaruhi tipe struktur yang digunakan dalam Organisasi. Preferensi-preferensi ini diterjemahkan menjadi berbagai macam tipe struktur Organisasi. Sebagai contoh, seorang manajer dengan anggapan-anggapan Teori X akan lebih menyukai struktur Organisasi Mekanistik, sedangkan Manajer dengan anggapan-anggapan Y mungkin menyukai sistem yang lebih Organik.
Karyawan dan Struktur, faktor-faktor seperti tingkat pendidikan, latar belakang, derajat, minat dan pekerjaan para karyawan, dan ketersediaan berbagai alternatif di luar Organisasi merupaka menentu-menentu penting struktur Organisasi. Sebagai contoh, individu-individu yang bependidikan tinggi, mempunyai banyak alternatif menarik diluar dan menyenangi bekerja lebih tepat di Organisasi dengan struktur Organik.
Proses Desain Organisasi
Dalam teori proses desain Organisasi dapat mulai dari bawah ke atas (Bottom Up) atau dari atas ke bawah (Top Down). Dengan prosedur atas ke bawah, tujuan-tujuan khusus sebagai sarana pencapaian hasil akhir yang diinginkan. Tujuan-tujuan ini kemudian menjadi dasar dengan mana serangkaian Departemen dapat diorganisasi. Meskipun secara Teoritis dapat dijelaskan secara terpisah, keduan prosedur tersebut dalam kenyataannya saling tergantung. Tujuan-tujuan umun harus diterapkan bahkan sebelum proses dasar ditentukan dan teknologi inti dipilih.
Pendekatan Kontigensi Dalam Desain Organisasi
Struktur yang cocok untuk organisasi sanagt tergantung pada keadaan-keadaan tertentu organisasi pada waktu tertentu. Manajer harus memperhatikan variabel-variabel pokok yang mempengaruhi perancangan struktur organisasinya. Variabel-variabel ini telah dibahas dimuka. Jadi menurut pendekatan kontingensi lah menetapkan suatu ”kesesuaian” efektif antara struktur organisasi dan variabel-variabel terebut.
Model-Model Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan perwujudan yang menunjukan hubungan diantara fungsi-fungsi dalam suatu organisasi serta wewenang dan tanggung jawab setiap anggota Organsasi yang menjalankan masing-masing tugasnya. Pengembangan istilah di”Harus”-kan dan di”anggap”-nya digunakan untuk menggarisbawahi kenyataan bahwa setiap orang dalam organisasi, bahkan pada tingkat rendah, tidak berperilaku sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada posisinya. Mereka melakukanya karena kebutuhan-kebutuhan dan keinginan-keinginannya untuk keamanan dari ancaman-ancaman dan tekanan-tekanan, mengembangkan dan merubah keterkaitan sosialnya, memuaskankebutuhan akan pengakuan dan penghargaan dari orang lain, dan sebagainya. Mungkin mereka juga melakukanya karena posisi mereka tidak jelas dan tidak dapat dikerjakan dalam rangkaian struktur yang ada, dan menurut pandangan mereka, posisinya adalah ”Dysfunctional” untuk mencapai tujuan unit atau Departemen yang bersangkutan. Jadi jelas tujuan para manajer adalah menciptakan suatu struktur yang memenuhi baik ”tuntutan” lingkungan maupun membuatnya sesuai dengan kemampuan, kebutuhan dan keinginan para anggota Organsiasi.
Berikut ini akan dibahas tiga model struktur organisasi yang dikenal ; model tradisional, model hubungan manusiawi, dan model sumberdaya manusia.
Model Tradisional
Bentuk umum model struktur tradisional secara esensial adalah pyramid. Masing-masing tingkatan hirarkis menggambarkan segmen struktur dan hubungan-hubungan pekerjaan atasan-bawahan. Bentuk umum struktur organisasi tradisional ini akan berbeda untuk jenis operasi perusahaan yang berbeda pula. Struktur tradisioanal yang padat modal atau caital-intensive mungkin hanya mempunyai sedikit posisi-posisi tingkat bawa, sehingga struktur akan lebih menyerupai intan atau permata daripada pyramid. Struktur bentuk umum ini berpijak pada anggapan-anggapan model tradisional. Dalam hal ini lingkungan spasialisasi dan rutinisasi pada pengambilan keputusan dan kegiatan-kegiatan secara maksimum.
Organisasi Tradisional dan Lingkungannya. Struktur tradisional dirancang terutama untuk lingkungan yang stabil dan perubahan-perubahan yang terjadi didalamnya dapat diperkirakan. Organisasi-organsasi sepeti ini efisien atau tidak tergantung paling tidak pada dua faktor : jumlah energi organisasional total yang diperlukan untuk mejaga struktur dalam menghadapi, tekanan-tekananinternal dan eksternal, dan kedua derajad penggunaan kemampuan berbagai sumber daya oleh struktur yang mencakup kemampuan semua anggotanya.
Model Hubungan Manusia
Model hubungan manusiawi, walaupun demikian secara eksplisit mengakui bahwa orang tidaklah selalu bertindak persis segaris dengan posis-posisi dan hubungan –hubungan menurut struktur formalnya.hal ini mengundang perhatian Manajemen akan adanya ”Struktur Informal” yang ada diseluruh elemen-elemen organisasi ini menunjukan bahwa keanggotaan yang dianggap berasal dari status, bentuk-bentuk ikatan dan hubungan-hubungan, serta bahkan pengawasan perilaku orang per orang masih terlepas dari penjabaran deksripsi posisi formulanya. Walaupun model hubungan manusiawi mengungkapkan ketidaksempurnaan itu, tetapi struktur hubungan manusiawi tidak menyarankan struktur formulanya dimodifikasi. Model ini lebih mengusulkan bermacam-macam penyesuaian, teknik-teknik dan perilaku-perilaku struktural Offline.
Pertama dan paling penting, model hubungan manusiawi mempersilahkan para manajer untuk mempergunakan kemampuan kepemimpinannya untuk mengurangi fraksi-fraksi di antara orang-orang dan jabatan-jabatan mereka dalam organisasi, serta mengembangkan hubungan kerjasama yang baik antara para anggota organisasi yng bertanngung jawab kepadanya. Kedua, pendekatan hubungan manusiawi menyarankan manajer memanfaatkan organisasi informal dalam Departemenya yang menunjukan bahwa ia memberikan tanggapan Kooperatif dan bukanya malah menentang. Manajer disarankan untuk mengenal dan menaruh kepercayaan pada pemimpin Informal, memelihara hubungan-hubungan peroragan yang mungkin terbentuk diantara para bawahanya. Ketiga, pendekatan hubungan manusiawi ditunjukan dengan sejumlah teknik atau program yang biasanya dibawah Yurisdiksi atau kewenangan Departemen Personalia, yang dirancang untuk melayani kebutuhan-kebutuhan seluruh anggota Organisasi. Sebagai contoh, sistem ”Anjuran” sering digunakan sebagai alat pemberi kesempatan kepada para anggota untuk merasa berpartisipasi dalam jalanya Organisasi.
Secara tidak langsung, Departemen Personalia dapat juga menawarkan jasa bimbingan atau Konsultasi Profesional. Kegunaan jasa ini telah dibuktikan dalam percobaan-percobaan Hawthrone. Dimana para karyawan dapat mengutarakan masalah-masalah baik sehubungan dengan pekerjaanya maupun masalah pribadi untuk memperoleh pemecahanya.
Organisasi hubungan manusiawi dan lingkunganya. Teori-teori untuk hubungan manusiawi tidak menolak secara mendasar bentuk seperti ”Mesin” pada struktur Tradisional. Pemikiran-pemikirannya ditunjukan terutama pada proses penyediaan minyak pelumas pada mesin-mesin tersebut, yaitu bagaimana meminyaki terjadinya fraksi-fraksi diantara orang-orang dan kelompok-kelompok. Jadi, struktur yang dibangun atas dasar konsep-konsep hubungan manusiawi sangat mungkin akan memberikan reaksi terhadap lingkungannya dengan cara yang sama. Seperti yang didasarkan atas teori tradisional. Secara ringkas, inti konsep hubungan manusiawi tidak berurusan langsung dengan struktur Organisasi. Struktur diterima sebagai sesuatu pemberian yang sudah tertentu suatu lingkungan dimana didalamnya nampak sikap dan perilaku antara pribadi. Teori-teori hubungan manusiawi terutama lebih dimaksudkan sebagai usaha menyadiakansejumlah teknik dan mekanisme bagi para manajer, yang akan membantu mereka dan para bawahanya untuk menyesuaikan diri dengan batasan-batasan struktur yang ada daripada hanya sekedar menyediakan prinsip-prinsip untuk mengarahkan perancangan struktur itu sendiri.
Model Sumber Daya Manusia
Implikasi model sumber daya manusia pada struktur Organisasi, walaupun abstrak, adalah jelas. Model ini berpendapat bahwa pada hakekatnya manusia mempunyai kemampuan untuk mempelajari pengarahan dan pengendalian diri lebih kreatif daripada pekerjaan mereka sekarang, dan bahwa tugas manajer adalah menciptakan suatu lingkungan dimana mereka dapat meningkatkan sumbangan kapasitasnya pada organisasi. Jadi Implikasi, utama adalah bahwa manajemen harus merancang suatu struktur yang berlawanan dengan Hirarki Tradisional.
Konsep model sumber daya manusia ini mencoba memaksimumkan Fleksibilitas baik didalam maupun diantara posisi-posisi yang berinteraksi. Hal ini mengharuskan anggota-anggota organisasi mempunyai suatu Tujuan Tingkat Operasional yang telah disetujui bersama, jalur untuk memperoleh sumber informasi vertikal dan horizontal yang relevan, dan kemampuan untuk memberikan tanggapan terhadap informasi dengan keputusan dan perilaku yang mengarahkan pencapaian dengan tujuan Efisien. Tujuan Organisasi model sumber daya manusia ditetapkan bersama oleh manajer dan bawahanya, atau paling tidak bawahan dilibatkan. Tujuan bersama ini telah merubah hubungan atasan dan bawahan yang diatur oleh model tradisional dan hubungan manusiawi. Hubungan antara atasan dan bawahan telah digambarkan oleh Likert, diaman Likert menggambarkan suatu organisasi yang efektif sebagai sesuatu yang terbentuk dari kelompok yang saling mengkait sengan melalui bermacam-macam posisi ”pengkait hubungan”. Bentuk struktur organisasi tingkat tinggi yang dikembangkan terakhir atas dasar model sumber daya manusia adalah struktur organisasi Bentuk Kolega (Colligeal Form). Struktur ini memberikan kesempatan bagi setiap anggota untuk mengarahkan dan memutuskan kegiatan-kegiatan sendiri, tanggung jawabnya hanya pada berhasilnya tujuan yang ingin dicapai. Contoh yang paling umum adalah Departemen Universitas, dimana sekumpulan kolega dapat bertukar ilmu walaupun tidak mempunyai tujuan yang sama satu dengan yang lain dan menikmati kedudukan yang sama. Dalam hal ini dibutuhkan kepercayaan khusus untuk dapat masuk kelompok tersebut.
Dimensi-Dimensi Dasar Struktur Organisasi
Pembagian Kerja
Desain organisasi secara esensial menyangkut menyusunan suatu organisasi (perusahaan) untuk mencapai efektifitas optimum. Dengan norma-norma rasional (efesiensi) organisasi dirancang untuk memungkinkan tercapainya tujuan dimana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Oleh karena itu, para anggota organisasi dihadapkan pada dua perhatian pokok, yaitu pembagian kerja yang dilaksanakan dan penentuan basis yang tepat untuk pengelompokan kegiatan-kegiatan agar menghasilkan satuan-satuan kerja yang efisien dan menguntungkan bagi organisasi secara keseluruhan.
Secara ringkas dapat dinyatakan bahwa pembagian kerja akan mempengaruhi tingkat prestasi organisasi melalui minimisasi ketergantungan pada individu-individu tertentu atau perpindahan yang percuma komponen-komponen pekerjaan besar. Disamping itu, pembagian kerja (spesialisasi) mengandung konsekuensi- konsekuensi pada perilaku para karyawan, seperti menurunkan keterlibatan dan kepuasan kerja karyawan, menimbulkan kebosanan karena pekerjaan menjadi monoton, mengakibatkan tingkat keterkaitan karyawan lebih rendah dan kehilangan motivasi yng mengarah kepada ketidakefisienan.
Berbagai Fungsi Yang Melekat Pada Struktur Organisasi
Pengembangan struktur organisasi formal bersangkutan juga dengan penyusunan hubungan-hubungan yang terjadi dalam struktur. Hubungan-hubungan sebagai fungsi-fungsi struktural yang terjadi secara garis besar dapat diperinci sebagai berikut :
1. Wewenang. Arti wewenang (Authority) adalah hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu.
2. Kekuasaan. Kekuasaan (Power) sering dicampur adukan dengan wewenang. Walaupun kekuasaan dan wewenang sering ditemui bersama, tetapi keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, kekuasaan adalah untuk melakukan hal tersebut.
3. Tanggung jawab. Tanggung jawab (Responsibility) adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu. Dalam organisasi, tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk melaksanakan tugas untuk fungsi organisasi.
4. Akuntabilitas. Tidak seperti tanggung jawab, Akuntabilitas (Account-Ability) adalah faktor diluar individu dan perasaan pribadinya. Bila seseorang manajer menghendaki pertanggungjawaban untuk suatu kegiatan yang dilakukan bawahan dapat dinyatakan akuntabilitas terjadi.
5. Komunikasi dalam Organisasi. Dalam organisasi formal, arus informasi mengalir secara khusus. Struktur organisasi diharapkan dapat menjadi alat utama bagi komunikasi formal ini. Komunikasi seperti pemberian perintah, permintaan akan suatu informasi, dan penerangan tentang keputusan manajemen sering mengalir dari atas ke bawah melalui tingkatan Organisasi.
6. Hubungan Lini dan Staff. Masih berhubungan dengan konsep wewenang dikenal apa yang disebut Hubungan Lini Dan Staff. Keduanya ini merupakan pendekatan yang berbeda untuk menentukan Deskripsi wewenang dalam Organisasi.
7. Rentang Kendali. Yang dimaksud rentang kendali atau pengawasan (Span Of Control) adalah beberapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan. Rentang Kendali sering disebut dengan istilah-istilah span of supervision, span of authority, span of management dan span of attention.
8. Sentrailisasi dan desentralisasi. Bila wewenang didelegasikan atau dilimpahkan meluas dalam suatu organisasi, desentralisasi wewenang terjadi.
9. Rantai wewenang scalar. Karena keseluruhan kegiatan organisasi dibagi-bagi dan dikelompokan atas dasar fungsi, produk, wilayah dan sebagainya, dan karena adanya saling ketergantungan diantaranya, maka kegiatan-kegiatan tersebut harus diintegrasikan.
10. kesatuan perintah. Satu aspek dasar struktur organisasi lainya (implicit dalam rantai scalar) adalah “satu orang, satu atasan”. Ini berarti bahwa seseorang bawahan hendaknya hanya menerima instruksi dari sumber tunggal. Kesatuan perintah terutama dimaksudkan untuk memudahkan koordinasi.
Deprtementasi
Departementasi atau departementalisasi bersangkutan dengan proses penentuan cara pengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi. Departementasi mencerminkan organisasi horizontal pada setiap tingkat Hirarki, dan sehubungan erat dengan prinsip Spesialisasi klasik.
Secara tradisional proses, maksud, orang atau barang, dan tempat dipakai sebagai dasar departementasi. Dengan istilah yang lebih modern, ”produk” lebih banyak digunakan untuk menggantikan istilah ”maksud”, ”fungsional” menggantikan ”tempat”. Disamping itu, waktu, pelayanan, langganan, peralatan, dan urutan-urutan angka juga dapat dijadikan dasar Departementasi. Departementasi yang lebih khusus, secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Waktu dapat dibagi menjadi shift pertama, shift kedua, dan shift ketiga.
2. Pelayanan (Service) yang mencerminkan kelas pertama, kelas kedua, dan kelas turis dalam suatu kapal pesiar.
3. Langganan dapat terdiri dari departemen penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah, militer dan konsumen akhir.
4. Peralatan dapat diperinci, misal didalam kelompok produksi, menjadi Departemen pemotongan, perakitan dan pembungkusan.
5. Urutan angka (alpha-numerical) dapat digunakan dalam pelayanan telephone dimana nomor-nomor 0000-5000 ditempatkan dalam satu Departemen dan nomor-nomor 5001-9999 dalam Departemen lain.
Semakin besar dan kompleks suatu organisasi, akan sangat logis bila digunankan tipe Departementasi organisasi kombinasi berbagai tipe diatas, yang dikenal segabai desain organisasi campuran (hybird design) atau sering juga disebut mixed departementation. Sebagai contoh, suatu perusahaan industri besar mungkin diorganisasi menurut wilayah pada tingkat horizontal pertama, dan tingkatan-tingkatan selanjutnya diorganisasi atas dasar produk, fungsi, peralatan dan waktu.
Departementasi fungsional. Pendekatan fungsional untuk mengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi ini mungkin merupakan tie Departementasi yang paling umum dan luas digunakan dalam merancang struktur organisasi. Departementasi fungsional dapat dijumpai dalam semua tipe organisasi. Sebagai contoh, dalam suatu organisasi Manufacturing, fungsi-fungsi vital yang memungkinkan perusahaan beroperasi dan menjaga kelangsungan hidupnya.
Kebaikan utama Departementasi fungsional adalah berkaitan denan aspek-aspek positif spesialisasi . secara teoritis, fungsionalisme akan mengingkatkan efisiensi dan memungkinkan pemanfaatan karyawan dan peralatan paling ekonomis.
Departementasi produk. Dengan berkembangnya organisasi formal departemetasi fungsional menjadi semkain sulit dan tidak praktis lagi. Dalam hal ini, manajemen dapat membentukdivisi-divisi setengah otonom, yang masing-masing dirancang, memproduksi dan memasarkan sendiri produk-produknya. Setiap produk atau lini produk dikelola oleh seorang manajer yang bertanggung jawab kepada direktur organisasi.
Departementasi wilayah. Bila organisasi beroperasi diwilayah-wilayah yang tersebar, maka Departementasi atas dasar wilayah akan diperlukan. Kegiatan pemasaran yang beroperasi dibanyak daerah dalam suatu negara sering dibagi menjadi kelompok-kelompok wilayah dengan manajer pemasaran tersendiri (Area Manajer) untuk setiap lokasi.
Tipe organisasi divisional ini mempunyai berbagai kebaikan dan kelemahan. Kebaikan-kebaikan antara lain: pengambilan keputusan lebih cepat dan dengan kemungkinan kualitas lebih baik, koordinasi tugas lebih mudah dilaksanakan, karena ada pemusatan kegiatan, beban manajemen pusat menjadi lebih ringan, karena ada pendelegasian wewenang; dan pertanggung jawaban lebih jelas. Sedangkan kelemahan-kelemahanya antara lain: kepentingan seluruh organisasi kurang diperhatikan, karena kepentingan terpusat pada ukuran prestasi divisi; meningkatkan biaya operasional organisasi, karena cenderung terjadinya kelebihan staff, duplikasi sumber daya dan peralatan; dan mem persulit alokasi sumber daya dan konsistensi kebijaksanaan.
Desain Struktural Modern
Berikut ini akan diuraikan dan dianalisa berbagai model struktural lebih baru yang telah dirancang dan diimplemantasikan untuk menghadapi tantangan-tantangan tersebut.
Organisasi Proyek
Organisasi-organisasi proyek semakin banyak digunakan dalam industri-industri dengan teknologi tinggi yang memerlukan perhatian besar terhadap perencanaan, penelitian dan pengembangan dan koordinasi. Sebagai contoh, proyek pengembangan produk baru, proyek perluasan bangunan pabrik, survei pasar dan sebagainya. Struktur proyek diciptakan bila manajemen mamutuskan untuk memusatkan sejumlah besar kekuatan dan sumber daya organisasi untuk suatu periode tertentu pada pencapaian suatu tujuan proyek khusus. Seorang manajer proyek mempunai wewenang lini untuk memimpim para anggota tim selama jangka waktu proyek. Setelah proyek selesai, tim dibubarkan,dan para anggota tim kembali ke departemen-Departemen fungsional asalnya.
Berbagai Tipe Struktur Proyek
Ada beberapa macam bentuk struktur proyek. Bentuk pertama adalah organisasi proyek individual. Struktur ini hanya terdiri dari manajer proyek. Yang tidak mempunyai kegiatan-kegiatan atau personalia yang secara langsung melapor kepadanya. Tipe kedua adalah organisasi proyek staf. Dengan tipe sturktur ini, manajer proyek mempunyai staf pendukung yang disediakan bagi kegiatan-kegiatan poyek. Tetapi tugas-tugas fungsional pokok organisasi dilaksanakan oleh departemen-departemen lini tradisional. Variasi ketiga adalah organisasi proyek Intermix dimana didalamnya manajer proyek mempunyai personalia staf dan dipilih kepala-kepala fungsional utama yang melapor secara langsung kepadnya. Tipe keempat disebut organisasi proyek agregat.
Organisasi Matriks
Bila struktur proyek dilampiaskan diatas struktur fungsional , hasilnya adalah sebuah matriks. Kadang-kadang organisasi matriks (matriks organization) dianggap sebagai suatu bentuk organisasi proyek, plus organisasi fungsional dan nama-namanya digunakan dengan saling dapat dipertukarkan. Jadi, Organisasi matriks adalah organisasi proyek plus organisasi fungsional dan bukan hanya variasi dari organisasi proyek. Hamparan proyek memberikan dimensi horizontal (lateral) pada orientasi vertikal tradisional dalam sturktur fungsional. Bentuk organisasi matriks ini akan sangat bermanfaat apabila :
1. Kegiatan mempunyai waktu penyelesaian yang terbatas dan skedul waktu harus ditepati.
2. Pengendalian biaya merupakan faktor kritis.
3. Banyak keterampilan atau keahlian khusus yang membutuhkan koordinasi bagi penyelesaian proyek.
4. Kegiata-kegiatan yang dilakukan banyak yang baru dan belum dikenal para anggota tim proyek.
Organisasi Bentuk Bebas
Tipe organsasi yang berhubungan erat dengan model-model proyek dan matrisk adalah struktur organisasi modern bentuk bebas, kadang-kadang disebut Naturalistik atau organik. Tipe-tipe bentuk bebas dapat dipandang sebagai perluasan pola Desentralisasi. Disamping itu, ada dua karakteristik umum tipe organisasi ini. Pertama, organisasi bentuk bebas mengggunakan secara ekstensif sistem informasi yang dikomputerisasikan, terutama untuk mengevaluasi satuan-satuan kerja organsasional. Kedua, organisasi bentuk bebas biasanya beranggotakan dan dikelola oleh para manajer muda dan dinamis yang berani mengambil resiko yang telah diperhitungkan.
